Regler för e-faktura och realtidsrapportering väntar 2030 – så påverkas ditt företag

Från och med den 1 juli 2030 måste svenska företag som handlar med andra EU-länder använda strukturerade e-fakturor och rapportera sina transaktioner i realtid. Det är följden av det omfattande EU-paketet ”VAT in the Digital Age” (VIDA), som syftar till att modernisera EU:s momsregler. Men förändringen slutar inte nödvändigtvis vid gränsen – den svenska regeringen utreder just nu om kraven även ska gälla för helt vanliga affärer mellan företag inom Sverige.

EU-kommissionen ligger bakom det nya regelverket, vilket innebär att det är en bindande lagstiftning som successivt rullas ut i medlemsstaterna. Den mest kännbara förändringen för svenska företagare träder i kraft den 1 juli 2030. Då måste alla gränsöverskridande B2B-transaktioner – det vill säga affärer mellan företag – inom EU dokumenteras med strukturerade elektroniska fakturor.

En strukturerad e-faktura är inte en vanlig pdf-fil som skickas med e-post. Det handlar i stället om ett standardiserat, maskinläsbart format som skickas direkt mellan företagens ekonomisystem. Samtidigt införs realtidsrapportering, vilket innebär att informationen från e-fakturan skickas automatiskt till Skatteverket vid transaktionstillfället. Detta digitala flöde kommer att ersätta dagens periodiska sammanställningar.

Parallellt med EU-kraven utreder den svenska regeringen om detta ska bli ett svenskt lagkrav för alla inhemska affärer mellan företag, något som EU alltså inte kräver. Många småföretagare är dock djupt skeptiska till lagstiftningen. I en undersökning från organisationen Företagarna är nästan hälften av de tillfrågade företagarna negativa till ett inhemskt lagkrav på e-faktura. I dag använder hela 84 procent av företagarna pdf-fakturor eller andra digitala format som inte uppfyller kraven för en äkta e-faktura, medan bara 43 procent använder e-fakturering.

Om ditt företag säljer varor eller tjänster till företag i andra EU-länder kommer du att omfattas direkt av de nya reglerna från och med den 1 juli 2030. Det innebär att du måste ha ett ekonomiprogram eller faktureringssystem som kan skapa, skicka och ta emot e-fakturor i det format som EU föreskriver.

Om den svenska utredningen landar i att införa krav även för inhemska transaktioner, kommer förändringen att träffa i stort sett alla svenska företagare som skickar fakturor till andra bolag. Det kommer att krävas investeringar i nya digitala verktyg och en omställning av de dagliga administrativa rutinerna. För mindre företag som i dag hanterar ett fåtal fakturor per månad, och kanske använder pappers- eller pdf-fakturor, kan detta innebära både en ökad administrativ börda och direkta systemkostnader.

Även om det är flera år kvar till 2030, är det klokt att redan nu börja förbereda verksamheten för den digitala omställningen. Börja med att se över vilka faktureringsmetoder du använder i dag och hur dina kunder föredrar att ta emot sina fakturor.

När du upphandlar eller uppdaterar ditt affärs- eller bokföringssystem bör du säkerställa att leverantören har en plan för att stödja strukturerade e-fakturor och framtida realtidsrapportering till Skatteverket. Genom att förbereda dig i förtid och gå över till e-faktura stegvis minskar du risken för stress och driftstörningar när lagkraven väl träder i kraft. Det ger dig också möjlighet att effektivisera din nuvarande fakturering och dra nytta av de automatiserade flödena redan i dag.