Guide: Hitta rätt e-fakturapaket för ditt företag

Att övergå till digital fakturering är numera en nödvändighet för många svenska företagare, särskilt då allt fler kunder inom både offentlig och privat sektor ställer strikta krav på e-fakturor. Genom att digitalisera fakturaflödet minskas den manuella administrationen avsevis samtidigt som betaltiderna i genomsnitt kortas med flera dagar. För att hjälpa dig att navigera i djungeln av digitala fakturatjänster går vi här noggrant igenom de olika paketen och funktionerna som erbjuds av aktören Inexchange.

För nystartade företagare eller de som driver verksamheter med en mycket begränsad fakturavolym finns det en utmärkt ingångströskel. Leverantören erbjuder ett instegsalternativ som kallas för Free. Detta paket är utformat för att ge mindre verksamheter chansen att prova på digital fakturering utan att binda upp sig på månatliga fasta kostnader. Med ett aktuellt välkomsterbjudande tillåts nya användare att skicka upp till ett hundra e-fakturor helt utan kostnad till valfria kunder under en inledande period som sträcker sig fram till år 2026.

Efter att denna generösa provperiod har löpt ut, eller för användare som väljer att ansluta sig efteråt, övergår tjänsten till att inkludera tolv kostnadsfria e-fakturor per år. Detta gör att den mindre företagaren som endast skickar enstaka fakturor i månaden kan hålla sina administrativa kostnader nere på noll kronor. Tjänsten ger ändå tillgång till viktiga grundfunktioner, såsom möjligheten att skicka fakturor i det standardiserade Peppol-formatet samt att lägga till ett obegränsat antal kunder i systemet. Det är en smidig lösning för dig som vill möta de grundläggande digitala kraven från dina uppdragsgivare utan att behöva betala en månadskostnad.

När fakturavolymerna växer eller behoven blir mer avancerade räcker det sällan med ett gratisalternativ, och då blir de betalda paketen aktuella. Det första steget upp är paketet Basic för kundfakturor, vilket vänder sig till företag med relativt få fakturor men som behöver more stabilitet och fler funktioner än vad gratistjänsten erbjuder. Prissättningen för Basic-paketet startar på 99 kronor per månad, men kan beroende på specifika inställningar och volymer även presenteras som 199 kronor per månad i vissa upplägg. I detta paket ingår licenser för två unika användare och du får möjlighet att skicka e-fakturor via det etablerade Peppol-nätverket. Dessutom inkluderas arton månaders lagring av dina fakturor, vilket förenklar bokföringen och historiken. Du kan lägga till ett obegränsat antal kunder och skicka ett obegränsat antal e-fakturor, både via Peppol och genom så kallad samtrafik med andra operatörer. Om någon kund fortfarande kräver traditionella format ingår även möjligheten att skicka PDF-fakturor via e-post och att bifoga digitala bilagor till dina försändelser.

För de företag som har en mer måttlig eller lagom stor fakturavolym och som vill automatisera ännu mer finns Premium-paketet. Priset för Premium startar på 199 kronor per månad, men kan i vissa mer omfattande konfigurationer kosta upp till 399 kronor per månad. Detta paket innehåller samtliga funktioner som återfinns i Basic, men utökar möjligheterna avsevärt för att underlätta vardagen. Premium gör det möjligt att rikta sig direkt till privatkonsumenter genom att erbjuda e-faktura B2C via både internetbanker och den digitala brevlådan Kivra. En av de största fördelarna med Premium är dessutom de avancerade integrationsmöjligheterna. Du kan enkelt integrera tjänsten mot ditt befintliga affärssystem eller ladda upp PDF-fakturor direkt i portalen. Detta sker bland annat genom en smart funktion för integration via en virtuell fakturaskrivare, vilket innebär att du kan fortsätta skapa fakturor i ditt vanliga program och sedan skriva ut dem direkt till e-fakturasystemet för automatisk distribution.

Att skicka fakturor är dock bara halva ekvationen i ett företags ekonomiska flöde. För å få full kontroll över utgifterna och minska den manuella registreringen av inkommande fakturor finns paketet Leverantörsfaktura Basic. Denna tjänst kostar 99 kronor per månad och riktar sig till företag som vill ta emot leverantörsfakturor direkt in i systemet. Genom att digitalisera de inkommande fakturorna slipper du manuellt knappande, minskar risken för felaktiga registreringar och får en betydligt bättre översikt över företagets skulder, allt utan att det krävs ett avancerat affärssystem i bakgrunden. Paketet tillåter dig att ta emot fakturor från ett obegränsat antal leverantörer och hantera ett obegränsat antal inkommande fakturor. Det innehåller även en accesspunkt i Peppol och ger fullt stöd för att ta emot digitala bilagor som är kopplade till fakturorna.

För de företag som har kommit ännu längre i sin digitalisering och hanterar inköp och beställningar på ett mer systematiskt sätt finns tjänsten E-order Intro. Detta paket har en månadskostnad från 500 kronor och är en mer nischad lösning för att hantera beställningar och ordersvar elektroniskt direkt i molnet. Tjänsten inkluderar en egen accesspunkt i Peppol-nätverket, vilket gör det möjligt att ta emot digitaler beställningar från dina kunder och därefter skicka elektroniska ordersvar direkt tillbaka. Genom att digitalisera hela orderkedjan minimeras risken för missförstånd, leveransfel och manuella fördröjningar i kommunikationen mellan köpare och säljare.

En av de vanligaste frågorna bland företagare som överväger att byta till e-faktura är hur lång tid det tar att komma igång och hur svårt det är att integrera med befintliga system. För de enklare paketen går det oftast mycket snabbt och de flesta användare är igång med sina beställda tjänster inom loppet av bara några dagar. Om du väljer en mer avancerad lösning, som Premium, där tjänsten ska integreras direkt med ditt affärssystem, sker detta i regel genom välbeprövade processer. Mindre integrationer kan ofta sättas upp och aktiveras under ett enda gemensamt möte, medan mer komplexa systemintegrationer hanteras i projektform under en period på upp till fyra veckor.

Det är också värt att notera att den digitala fakturamarknaden står inför stora strukturella förändringar. Fyra av de ledande pionjärerna inom området – Maventa, mySupply, efacto och Inexchange – har aviserat att de går samman under det gemensamma namnet Inexchange i oktober 2026. Det här samgåendet syftar till att skapa en ännu starkare och mer enhetlig plattform för digital affärskommunikation i framtiden. För dig som företagare innebär detta att du kan känna dig trygg i att de tjänster du väljer i dag kommer att fortsätta utvecklas och stödjas av en av marknadens största och mest stabila aktörer, med tillgång till ett nätverk som redan i dag omfattar över 60 000 anslutna företag.

Att välja rätt nivå från början kan ha stor betydelse för verksamheten och dess kassaflöde:

För att ta nästa steg bör du börja med att analysera din nuvarande fakturavolym och undersöka vilka krav dina största kunder ställer. Om du har ett fåtal fakturor per år kan gratistjänsten eller Basic-paketet vara helt tillräckligt för att komma igång. Om du däremot vill slippa manuell hantering helt och integrera faktureringen med ditt befintliga bokföringssystem är det klokt att utvärdera Premium-paketet. Kontakta leverantören för att påbörja din anslutning, så att du kan vara igång med smidigare och snabbare betalningar inom bara några dagar.