E-faktura blir standard – så förbereder du företaget för Peppol

Många småföretagare mejlar fortfarande pdf-fakturor. Det fungerar mot vissa kunder – men inte mot det offentliga, och allt färre stora beställare accepterar det.

En e-faktura är strukturerad data som mottagarens system kan läsa maskinellt, inte en bild av en faktura. Sedan 2019 ska inköp i offentlig sektor faktureras elektroniskt enligt den europeiska standarden. Mejlar du en pdf till en kommun blir den i praktiken avvisad, och betalningen dröjer.

Peppol är ett nätverk med gemensamma standarder för att skicka affärsdokument mellan företag och myndigheter. Tänk e-post: du har en adress – ditt organisationsnummer med prefixet 0007 – och en operatör, kallad accesspunkt, som skickar och tar emot åt dig. Fakturaformatet heter Peppol BIS Billing 3 och bygger på den europeiska standarden EN 16931.

Fler länder gör e-faktura obligatoriskt även mellan företag, och flera kopplar på skattemyndigheten så att fakturadata rapporteras löpande i stället för i efterhand. I Sverige utreds frågan, men infrastrukturen som diskuteras är densamma. Det gör förberedelserna riskfria: det du gör nu fungerar oavsett vad beslutet landar i.

• Kontrollera ditt program. Många bokförings- och faktureringstjänster har redan en operatör i bakgrunden. Ta reda på vilken, och om din Peppol-adress är registrerad.
• Städa kunddatan. E-fakturor valideras maskinellt. Fel organisationsnummer eller saknad beställarreferens stoppar fakturan – och därmed betalningen.
• Fråga dina största kunder hur de vill ta emot fakturor i dag. Svaret avgör hur bråttom du har.

Att ansluta sig är snabbt i dag. Blir det obligatoriskt vill alla ha hjälp samtidigt.