Pressad företagskassa? Börja med betalningar och kostnader

När ekonomin i företaget börjar svikta gäller det att inte skjuta problemen framför sig. Enligt verksamt.se ökar möjligheterna att hitta fungerande lösningar om företagaren agerar tidigt. Ett praktiskt första steg är att reda ut vilka betalningar som väntar och om pengarna räcker till dem.

För att kunna fatta beslut behöver du skilja på pengar som redan finns på kontot och intäkter som du hoppas få in. En tänkbar beställning betalar inte en räkning som förfaller innan kunden har beställt och betalat.

Gör därför en enkel sammanställning över tillgängliga pengar, väntade kundbetalningar och kommande utbetalningar. Använd fakturornas verkliga förfallodatum och markera sådant som är osäkert. Ta med exempelvis leverantörsfakturor, löner, hyror och skattebetalningar där det är aktuellt.

Syftet är att se när en brist kan uppstå, inte bara om månadens totalsumma ser rimlig ut. För företagaren ger det ett underlag för att avgöra vilka frågor som behöver hanteras först.

Nästa fråga är varför pengarna inte räcker. Har kunderna börjat betala senare? Har försäljningen minskat? Eller har kostnaderna ökat utan att priserna följt med?

Olika orsaker kräver olika åtgärder. Om utfört arbete ännu inte har fakturerats kan du börja där. Om kundfakturor har förfallit behöver du följa upp dem. Om affärerna däremot ger för lite kvar efter kostnaderna behöver du granska prissättning, inköp och vilka uppdrag företaget tar på sig.

Var särskilt försiktig med att betrakta ökad försäljning som en självklar lösning. En ny order kan kräva inköp och arbetstid innan betalningen kommer. Bedöm därför både vad affären ger och hur den påverkar kassan fram till kundens betalning.

Gå igenom planerade inköp, abonnemang och andra återkommande kostnader. Vad behövs för att leverera till kunderna, och vad kan vänta? Kontrollera avtalsvillkoren innan du räknar med att en kostnad går att ta bort direkt.

Om sammanställningen visar att en betalning kan bli svår att klara, ta kontakt med motparten och diskutera vilka möjligheter som finns. Utgå inte från att en senare betalning är godkänd förrän ni faktiskt har kommit överens.

Undvik också att lova betalningar utifrån alltför optimistiska försäljningsantaganden. En plan behöver fungera även om en väntad kundaffär dröjer.

Gör arbetet konkret: välj vad som ska göras först, vem som ansvarar och när resultatet ska följas upp. Uppdatera betalningsöversikten när nya uppgifter kommer in.

Om du har svårt att bedöma läget, ta hjälp av exempelvis en redovisningskonsult. Börja med kontosaldot, kundfordringarna och de närmaste betalningarna. Det ger ett bättre beslutsunderlag än att vänta på att försäljningen kanske vänder.