Personalliggare och kontroller – så håller du ordning i branscher med hårdare tillsyn

I flera branscher gör Skatteverket oanmälda kontrollbesök. Reglerna är tänkta att motverka svartarbete, men träffar alla – även den som gör rätt men slarvar med rutinen.

Krav på personalliggare gäller bland annat restaurang, frisör, tvätteri, kroppsvård, fordonsservice, livsmedels- och tobaksgrossister samt bygg. I byggbranschen ansvarar dessutom byggherren för att en elektronisk personalliggare finns på arbetsplatsen, och varje företag registrerar sina egna anställda.

• Alla verksamma personer ska registreras när de börjar och slutar sitt arbetspass, även du som ägare och familjemedlemmar som hjälper till.
• Liggaren ska finnas tillgänglig på plats vid ett kontrollbesök, digitalt eller i pappersform beroende på bransch.
• Uppgifterna ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Det är sällan uppsåt. Vanligast är att någon glömmer logga in under en kort inhopp, att inhyrd personal inte registreras eller att liggaren ligger i en dator som inte går att nå från lokalen. Kontrollavgift kan tas ut även när allt annat är korrekt bokfört.

1. Sätt inloggningen fysiskt vid ingången eller i personalrummet – inte i kontorsrummet.
2. Gör registreringen till en del av att byta om, inte till en administrativ uppgift efteråt.
3. Utse en ansvarig per skift som stämmer av att alla på plats är inloggade.
4. Informera inhyrd personal och underentreprenörer skriftligt innan de börjar.
5. Kontrollera själv en gång i månaden att uppgifterna sparas och går att ta fram.

Samma rutiner är värdefulla vid en eventuell arbetsplatsolycka eller tvist om arbetad tid – du har helt enkelt ordning på vem som var där när.