Del 2. När en delägare vill att familjemedlemmar ska jobba i bolaget

Företaget behöver förstärkning och en av delägarna föreslår en familjemedlem. Personen har rätt kompetens, är pålitlig och kan starta direkt. Det framstår som en smidig och praktisk lösning, men om spelreglerna är otydliga kan det snabbt utvecklas till en allvarlig ägarkonflikt.

Övriga delägare kan börja ifrågasätta om personen verkligen är bäst lämpad, om lönen är rimlig och om beslutet grundar sig på bolagets behov eller på privata relationer. Utan klara regler riskerar en vanlig rekrytering att utlösa en djup förtroendekris mellan delägarna.

Att anställa en närstående till en delägare är inte fel i sig. Problemen uppstår när processen upplevs som orättvis eller stängd av de övriga ägarna.

Tänk dig följande typfall: En delägare tillsätter sin son eller dotter på en nyckelposition utan att tjänsten utlysts eller andra kandidater övervägts. Lönen sätts högre än för motsvarande roller på marknaden, och arbetsuppgifterna är otydliga. Även om personen är högkvalificerad skapar bristen på insyn misstänksamhet bland övriga delägare och anställda. Beslut av den här typen ska aldrig hanteras via informella överenskommelser vid frukostbordet.

Ett skriftligt kompanjonsavtal – eller aktieägaravtal i ett aktiebolag – är det säkraste verktyget för att förebygga tvister. Avtalet bör ge tydliga svar på följande frågor:

• Vem får föreslå en kandidat? Hur ska processen initieras?
• Vilka krav gäller? Vilken kompetens, utbildning och erfarenhet krävs för rollen?
• Ska tjänsten utlysas? Måste kandidaten jämföras med externa sökande?
• Vem fattar beslutet? Vem sätter lönen och beslutar om anställning?
• Hur hanteras jäv? Hur ska intressekonflikter hanteras vid beslutsfattandet?
• Vad sker vid problem? Hur utvärderas prestationen och hur avslutas samarbetet om det inte fungerar?

Avtalet bör också skilja på olika typer av uppdrag. En tillfällig konsultinsats kräver ofta en enklare beslutsväg än en tillsvidareanställning eller en ledande chefsposition.

För att skydda både bolaget och den närstående krävs en opartisk process. Skapa en skriftlig rollbeskrivning med konkreta krav på ansvar och arbetsuppgifter. Lönen måste vara marknadsmässig och motsvara vad en extern person i samma roll skulle ha fått.

Genom av att jämföra familjemedlemmen med andra sökande visar ni att beslutet vilar på affärsmässiga grunder. Det tar udden av misstankar om att anställningen är en privat förmån. Även i mindre bolag där processen är enkel bör ni dokumentera varför rollen behövs, vilka krav som ställts och hur lönen har fastställts.

En delägare som vill anställa sin partner eller sitt barn har en uppenbar intressekonflikt. Även om delägaren agerar sakligt påverkas omgivningens bild av beslutet. En rekommenderad lösning är att den jäviga delägaren helt avstår från att delta i diskussionen och beslutet.

I ett aktiebolag måste styrelsen och ledningen följa aktiebolagslagens (2005:551) regler om jäv och intressekonflikter. Till exempel regleras ställföreträdares jäv i 8 kap. 23 § aktiebolagslagen. Beroende på delägarens formella roll i bolaget kan lagen kräva att personen inte deltar i beslutet. Vid osäkerhet bör bolaget ta professionell juridisk rådgivning innan något avtal skrivs på.

Om kompanjonsavtalet saknar regler om närstående uppstår lätt en gråzon. Är anställningen en operativ fråga för vd:n, eller är det en strategisk ägarfråga som kräver allas godkännande?

Ett välskrivet avtal anger exakt vilka beslut som kräver kvalificerad majoritet eller enhällighet. Det kan handla om anställning av närstående, chefsroller, löner över en viss nivå eller avtal som avviker från marknadsvillkor. Regleringen ska dock inte göra den dagliga driften onödigt krånglig.

Om en konflikt ändå uppstår bör avtalet ange en trappa för tvistlösning: 1. Formellt ägarmöte för att hitta en lösning i samförstånd. 2. Extern medling eller annan avtalad tvistlösning.

Detta hindrar konflikten från att spridas till personalen och skada bolagets kundrelationer.

Ibland upptäcks bristen på regler först när samarbetet börjat knaka. Om en närstående redan arbetar i bolaget bör ni omgående gå igenom anställningsavtal, lönenivåer och arbetsuppgifter. Personen måste behandlas och utvärderas på samma sakliga grunder som övriga anställda.

Håll också isär anställningen och ägandet. En ägarkonflikt är inte en saklig grund för uppsägning av en anställd familjemedlem, och en anställning ger inte den närstående rätt att lägga sig i ägarnas beslut. Arbetsrättsliga frågor måste hanteras strikt enligt gällande lagstiftning.

Att sätta upp regler för närstående handlar inte om misstro, utan om att skapa trygghet och förutsägbarhet. Erfarna rådgivare och affärsjurister betonar ofta att det är en stor risk att blanda familj och affärer utan skriftliga avtal.

Vad ni bör göra nu: Gå igenom ert kompanjonsavtal i god tid innan en rekrytering blir aktuell. Diskutera och skriv ned era förväntningar på hur närstående ska anställas, hur beslut fattas och hur jäv hanteras. Om ni redan står inför en rekrytering eller vill tillsätta en närstående i en nyckelroll – ta juridisk hjälp för att säkra att avtalen blir korrekta.