Elektronisk brevlåda - Billo

Att ta emot och hantera traditionell papperspost i kuvert framstår i dag alltmer som en föråldrad metod för moderna företag. Det är i praktiken stenåldersteknik. Genom att gå över till en elektronisk brevlåda kan företagare effektivisera sin administration, minska kostnaderna och integrera hela postflödet direkt i sina ekonomisystem. Den digitala brevlådan Billo erbjuder en sådan lösning, där både myndighetspost, digitala fakturor och inskannad papperspost samlas på ett och samma ställe.

Att öppna, sortera och arkivera fysiska papper tar värdefull tid från kärnverksamheten. Eftersom de flesta andra affärsprocesser redan har digitaliserats blir fysiska kuvert en onödig flaskhals. Genom att använda en elektronisk brevlåda samlas all post digitalt, vilket gör det enkelt att söka, läsa och vidarebefordra dokument oavsett om man arbetar från en dator eller en mobiltelefon.

Billo löser övergången från fysiskt till digitalt på ett mycket konkret sätt. För företag som fortfarande får viktig papperspost till sin fysiska adress erbjuder tjänsten en unik postadress. All papperspost som skickas dit tas emot vid Billos egen inläsningscentral, kallad Digicenter, som håller en mycket hög säkerhetsklass. Där skannas, sorteras och levereras dokumenten direkt till den digitala brevlådan. Om posten innehåller en räkning läses den av med en smart skanner som tolkar informationen automatiskt.

För att undvika att viktiga digitala dokument hamnar på villovägar i överfyllda vanliga e-postkorgar får varje anslutet företag även en unik e-postadress kopplad direkt till sin digitala brevlåda. Detta gör att leverantörer kan skicka fakturor och dokument direkt in i systemet. Dessutom innebär tjänsten att företagaren enkelt kan separera sin privata post från företagets post, vilket minskar risken för sammanblandning och underlättar ordningen i bokföringen.

En av de största fördelarna med att digitalisera posten är möjligheten att koppla ihop den med företagets övriga system. Billo är byggt för att fungera sömlöst med flera av de vanligaste bokföringsprogrammen på den svenska marknaden. Idag finns färdiga integrationer med följande system:

• Fortnox
• Visma Spiris
• Björn Lundén
• Bokio
• Accounted

När en faktura eller ett kvitto anländer till den digitala brevlådan tolkas dokumentet automatiskt av systemet. Därefter skapas ett konteringsförslag och all information skickas direkt in i bokföringssystemet. Detta minskar det manuella registreringsarbetet drastiskt och minimerar risken för mänskliga fel vid inmatning av belopp, OCR-nummer och förfallodatum. För företagaren innebär det ett betydligt smidigare arbetsflöde där informationen bara behöver hanteras en enda gång.

Utöver kopplingen till bokföringen erbjuder plattformen även en smidig lösning för att betala fakturor direkt i gränssnittet. Genom att koppla ditt bankkonto till tjänsten kan företagaren godkänna och genomföra betalningar på ett säkert och effektivt sätt utan att behöva logga in i sin internetbank och manuellt kopiera betalningsuppgifter.

En intressant fördel med Billo är flexibiliteten kring identifiering. Tjänsten stöder Bank-id men även Freja-id. Detta gör att användarens beroende av de traditionella bankerna minskar, vilket gör att identifieringen inte blir lika ensidig.

Säkerheten är en central punkt. Billo är godkänt av Digg (Myndigheten för digital förvaltning) för att ta emot digital myndighetspost för både företag och privatpersoner. Detta innebär att officiella utskick från myndigheter som Skatteverket, Bolagsverket och Försäkringskassan levereras säkert och direkt till appen. Dessutom är det den enda digitala brevlådan som har godkännande från både Digg och Finansinspektionen, vilket intygar att hanteringen av känsliga finansiella data uppfyller mycket stränga regulatoriska krav.

För att underlätta samarbetet med externa parter finns även funktionen för delad brevlåda. Företagaren kan enkelt ge exempelvis sin revisor, redovisningskonsult eller en kollega behörighet till hela eller delar av brevlådan. På så sätt kan rätt personer komma åt nödvändiga underlag och dokument oavsett var de befinner sig, vilket snabbar på bokslut och deklarationsarbete.

Att gå över till en elektronisk brevlåda är ett ekonomiskt och tidseffektivt alternativ. För mindre företag erbjuds Billos tjänster helt gratis, och för lite större företag handlar det om en fortsatt låg månadskostnad. Ett liknande upplägg och funktionalitet erbjuds även av konkurrenten Kivra, vilket ger företagare bra alternativ på den svenska marknaden för digital posthantering.

Att samla all post på ett ställe sparar värdefull tid som istället kan läggas på att utveckla den egna verksamheten. För att komma igång bör du som företagare först se över dina nuvarande postrutiner. Nästa steg är att registrera ett konto, aktivera kopplingen till ditt bokföringsprogram och styra om din myndighetspost samt leverantörsfakturor till den nya digitala adressen.