Få kontroll på mobil och abonnemangskostnader

Många företagare lockas av till synes förmånliga erbjudanden där den senaste och mest avancerade mobiltelefonen ingår i abonnemanget för en fast månadskostnad. Men över tid visar sig dessa paketlösningar nästan alltid bli en dyr affär. Företaget låser upp sig i långa avtal, och när anställda slutar eller behoven förändras står man ofta kvar med löpande kostnader för abonnemang och telefoner som inte längre används.

Lösningen för att få full kontroll över kostnaderna är enkel men kräver ett förändrat tänk: köp hårdvaran kontant eller på separat avbetalning, och teckna helt obundna abonnemang. På så sätt äger du telefonerna från dag ett och kan anpassa abonnemangen löpande efter personalstyrkan.

Att ge alla anställda den allra senaste och dyraste flaggskeppsmodellen är sällan affärsmässigt motiverat. För de allra flesta i personalen räcker prestandan i mellanklassmobiler mer än väl för att hantera mejl, samtal, BankID och de vanligaste företagsapparna.

Genom att välja välkända märken i mellanklassen får du enheter som håller hög kvalitet, har långt mjukvarustöd och dessutom är betydligt lättare att reparera om olyckan skulle vara framme. Det finns framför allt tre vägar att gå:

• Samsung Galaxy A-serien (till exempel A35 eller A55): Dessa modeller har blivit riktiga arbetshästar för företag. De erbjuder bra skärmar, utmärkt batteritid och ett långt mjukvarustöd från tillverkaren, vilket gör att telefonerna inte behöver bytas ut lika ofta.
• Motorola (till exempel Moto G-serien eller Edge-serien): Motorola är kända för att leverera mycket hårdvara för pengarna. De använder dessutom en nästan helt ren version av operativsystemet Android, vilket gör telefonerna snabba, stabila och lätta att använda utan onödiga förinstallerade program.
• Begagnade flaggskepp (Refurbished): Att köpa rekonditionerade telefoner från specialiserade aktörer som Swappie eller Inrego är ett smart sätt att spara pengar. Du kan få en nyligen släppt iPhone eller Samsung S-modell i nyskick till ett betydligt lägre pris än en ny. Det är både ekonomiskt fördelaktigt och bättre för miljön.

För ett växande företag är flexibilitet helt avgörande. Traditionella företagsabonnemang inkluderar ofta telefonen på avbetalning under 24 till 36 månader med strikt bindningstid. Om en anställd slutar sitter företaget kvar med en fast månadskostnad som tickar på under lång tid.

Genom att undvika traditionella mobilpaket och istället välja operatörer med en uttalad lågprisprofil, till exempel Hallon eller Chilimobil, kan du hålla nere de fasta avgifterna markant. Dessa operatörer erbjuder ofta mycket prisvärda företagsabonnemang helt utan bindningstider. Om behoven förändras kan du enkelt nedgradera, uppgradera eller säga upp abonnemanget med kort varsel. Jämförelsetjänster på nätet kan användas för att jämföra aktuella priser och villkor.

Även om privatabonnemang ibland kan verka billiga vid en första anblick, finns det starka skäl att välja riktiga företagsabonnemang. Du får en samlad och tydlig fakturering med korrekt specificerad moms, vilket underlättar momsredovisningen. Dessutom ingår ofta en support som är anpassad för företagets behov samt möjligheter att på sikt koppla på en mobilväxel om verksamheten växer.

Att ha kontroll över telefonerna handlar inte bara om inköp och abonnemangsavgifter, utan också om administration och interna regler.

När du köper in telefoner separat är det viktigt att upprätta en skriftlig mobilpolicy. Var extremt tydlig med vad som gäller för privat bruk. Om de anställda tillåts använda tjänstetelefonen privat kan det utlösa förmånsbeskattning. Det enklaste sättet att undvika krångel med Skatteverket är ofta att ha en policy som strikt anger "endast tjänstebruk". Stäm alltid av med företagets redovisningskonsult för att säkerställa datans och reglernas efterlevnad.

Om företaget har fler än tre till fem anställda bör ni också överväga att använda ett enkelt verktyg för Mobile Device Management (MDM). Det gör det möjligt för IT-ansvarig att fjärrstyra telefonerna, rulla ut viktiga säkerhetsuppdateringar och inte minst radera känslig företagsdata om en telefon blir stulen eller om en anställd slutar och tar med sig enheten. Det finns idag mycket prisvärda och enkla MDM-lösningar anpassade för mindre företag.

När det kommer till skador på telefonerna bör du undvika att teckna dyra tilläggsförsäkringar i butiken vid inköpstillfället. Dessa försäkringar är ofta en stor vinstmaskin för säljarna men en dålig affär för dig. Gå istället igenom företagets befintliga företagsförsäkring. I de flesta fall täcker den redan skador på tjänstemobiler, vilket gör de extra försäkringarna helt överflödiga.

Att hålla isär hårdvara och tjänst är ett effektivt sätt att sänka kostnaderna, vilket många ekonomiska rådgivare ofta betonar. Många mindre företagare riskerar att betala för mycket i dolda avbetalningar via paketerade mobilabonnemang. När du köper en telefon tillsammans med ett abonnemang betalar du ofta ett högre totalpris för själva apparaten utspritt över flera år. Genom att istället köpa loss mobilen kontant och välja ett obundet abonnemang för en lägre månadskostnad får du en helt annan transparens och kan spara tusentals kronor per anställd redan under de första två åren.

För att få ordning på företagets mobilkostnader bör du börja med att göra en inventering. Ta reda på vilka abonnemang som har bindningstid kvar och när de löper ut. Planera sedan för att fasa ut de dyra paketlösningarna. När det är dags för nästa inköp väljer du en telefon ur mellanklassen eller en rekonditionerad enhet och matchar den med ett flexibelt, obundet lågprisabonnemang.