Stress-test

Det finns stunder i varje företagares liv då oförutsedda händelser skakar om verksamheten. Det kan handla om en plötslig marknadsförändring, en oväntad uppsägning eller en global kris som slår mot leveranskedjorna. Men även om ingen kan förutse exakt vad som kommer att hända i framtiden, är det i varje fall fullt möjligt att förbereda organisationen så att den står stadigt när det oväntade inträffar.

Ett väl genomfört stress-test hjälper dig att identifiera var ditt företag är som mest sårbart, långt innan en potentiell risk hinner utvecklas till en allvarlig kris som hotar verksamheten. Genom att systematiskt gå igenom verksamhetens svaga punkter kan du bygga upp en motståndskraft som skyddar både anställda och lönsamhet.

– Det handlar om att få en tydlig bild av sårbarheterna i tid, så att man kan agera proaktivt istället för reaktivt, förklarar Karin Lindström, expert på riskhantering.

Karin Lindström rekommenderar en enkel och beprövad modell där varje identifierad risk värderas på två olika skalor från 1 till 5:

• Sannolikhet: Hur troligt är det att händelsen faktiskt inträffar under den närmaste tiden?
• Konsekvens: Hur allvarliga skulle följderna bli för företagets överlevnad och ekonomi om händelsen blir verklighet?

Genom att multiplicera dessa två tal får du fram ett enkelt riskvärde som hjälper dig att prioritera rätt. En risk med låg sannolikhet men med en femma på konsekvensskalan kan fortfarande kräva en mycket tydlig och genomarbetad plan.

– Syftet med denna värdering är inte att räkna fram ett exakt vetenskapligt facit, utan snarare att ge dig ett praktiskt verktyg för att sortera och prioritera bland de åtgärder som behöver vidtas, säger Karin Lindström.

– Man måste ställa sig frågan vilka specifika arbetsuppgifter som i dagsläget är helt beroende av en enda individ. Om den unika kunskapen inte finns dokumenterad blir fallet hårt om en nyckelperson plötsligt slutar eller blir sjuk. Ni måste veta hur ni hanterar detta, säger Johan Andersson.

Lösningen är att systematiskt dokumentera rutiner, utse potentiella ersättare och se till att fler personer inom organisationen har utbildning för att utföra de mest kritiska arbetsuppgifterna.

Utöver personalen finns det fler kritiska scenarier att stresstesta och förbereda sig för:

• Företaget förlorar sin viktigaste kund: Hur stor andel av de totala intäkterna kommer från denna kund? Hur snabbt kan ni hitta nya uppdrag? Minska beroendet genom att bredda kundbasen och ha en plan för försäljning och kostnader.
• Inköpspriser stiger eller varor tar slut: Vilka leverantörer är helt avgörande? Undersök alternativa leverantörer på marknaden, följ kostnadsutvecklingen löpande och planera för möjliga prisjusteringar.
• Kunder som inte betalar: Hur påverkas likviditeten om en eller flera stora fakturor blir sena? Se till att ha fasta rutiner för kreditkontroll, snabb fakturering och konsekvent uppföljning.
• Problem med banken: Vad händer om en betalning försenas, en tjänst ligger nere eller finansiering uteblir? Ha tydliga kontaktvägar och alternativa betalningsrutiner dokumenterade.
• Ökad konkurrens: Vad gör att kunderna väljer just ert företag? Följ kundernas behov, stärk det som särskiljer er och undvik att låta priset vara er enda konkurrensfördel.
• Förändringar i omvärlden: Hur påverkas verksamheten av nya regler, teknik, konjunktur eller ändrade kundvanor? Följ utvecklingen för att kunna fatta snabba beslut när spelreglerna ändras.

För de viktigaste riskerna bör det framgå: Vilka tecken ni ska bevaka. Vem som ansvarar för att agera. Vilka konkreta första steg ni tar om risken inträffar. Vilka resurser eller kontakter ni behöver. * Hur ni följer upp att åtgärderna fungerar.

Johan Andersson delar med sig av hur de själva testade sin plan under ett ledningsmöte:

– Vi simulerade ett konkret scenario och ställde frågan rakt ut: 'Om vår allra största kund skulle lämna oss nästa månad – exakt vad gör vi då under den allra första veckan?' Ett sådant samtal visar snabbt om planen faktiskt håller eller om viktiga frågor fortfarande saknar svar.

Enligt riskexperten Karin Lindström handlar detta arbete inte om att måla fan på väggen, utan om att ge sig själv och sina anställda arbetsro.

– När du har skrivit ner exakt vad du ska göra om en nyckelperson blir sjuk eller om banktjänsterna ligger nere, minskar risken för panik om det väl händer. Det ger en betydande trygghet i det dagliga beslutsfattandet, förklarar hon.

Det är därför klokt att göra genomgången av riskerna till en regelbunden rutin, exempelvis en gång per halvår eller i samband med större strategiska förändringar.

– Genom att integrera stress-testet i det löpande arbetet blir riskmedvetenheten en naturlig del av företagets vardag, säger Johan Andersson. Då har ni lagt grunden för att hantera krisen långt innan den ens har visat sig vid horisonten.

Bästa sättet att börja är enkelt: Sätt av två timmar i kalendern under den kommande månaden, samla de viktigaste nyckelpersonerna i företaget och börja gemensamt gradera era största risker på skalan från 1 till 5.